Projektablauf - von der Idee zur Umsetzung

Vorstellung der Projektidee im LEADER-Büro und Beratung

Um die Förderfähigkeit eines Projektes zu verbessern,  soll vor der Projekteinreichung eine Beratung durch das LEADER-Management in Anspruch genommen werden. Bei diesem Gespräch werden folgende Punkte geklärt:

  • Entspricht die Idee der Entwicklungsstrategie?
  • Wer kann Förderwerber sein?
  • Ist das Konzept schlüssig oder wo braucht es Nachbesserungen?
  • Welche Vernetzungsmöglichkeiten könnten in Anspruch genommen werden?
  • Welche Unterlagen werden für die Einreichung gebraucht?
  • Ist ein schlüssiger Finanzierungsplan vorhanden?
  • Ist das Projekt nachhaltig?
  • Gibt es noch andere Fördermöglichkeiten für das Projekt?
  • Was sind die nächsten Schritte?

Vorprüfung des fertigen Konzeptes durch das LEADER-Management

Wenn ein vollständiges Konzept samt den Kostenvoranschlägen und den notwendigen Unterlagen (je nach Projekt z. B.: Pläne, Baubewilligung, andere Bewilligungen, Grundabtretungsbescheinigungen, …)vorliegt, prüft das LAG-Management die Erfüllung der formalen Kriterien und legt das Projekt für eine fachliche Stellungnahme bei der förderrelevanten Stelle vor. Nach Erhalt eines positiven Gutachtens werden die Projektunterlagen zum nächsten Termin an das Projektauswahlsgremium (PAG) weitergeleitet.

Das  Projektauswahlgremium (PAG) plant, eine Sitzung pro  Quartal zu machen.

Zur Wahrung von Fristen kann ein zusätzlicher Termin anberaumt werden.

Projektauswahl durch das Projektauswahlgremium (PAG)

Dies geschieht durch die Mitglieder des PAG nach einem einheitlichen Bewertungsschema ( siehe Kriterienkatalog ).

Die Bewertungen werden von den Mitgliedern einzeln und schriftlich durchgeführt. Danach wird der Durchschnittswert ermittelt. Wird das Projekt positiv bewertet, folgt die Festlegung der Förderintensität. In einer Abschlussdiskussion werden die Gründe für die Zu- oder Absage bzw. die Höhe der Förderung formuliert.

Dieses gemeinsame Ergebnis wird dem/der FörderwerberIn schriftlich mitgeteilt.

Projekteinreichung

Wurde das Projekt positiv bewertet und die Förderhöhe festgelegt, kann das Projekt eingereicht werden. Dazu sind spezielle Antragsformulare, die auf der REGIS-Homepage  abrufbar sind, auszufüllen. Das LAG-Management steht hier gerne unterstützend zur Verfügung, bzw. können die Anträge auch gemeinsam im LEADER Büro ausgefüllt werden.

Der Antrag muss von der zeichnungsberechtigten Person im Original unterzeichnet werden.

Der unterzeichnete Antrag wird samt den Vergleichsangeboten und Originalunterlagen vom LEADER-Büro an die bewilligende Stelle weitergeleitet. Eine Kopie des Antrages bleibt im LEADER-Büro. Das Datum des Einlangens des Förderantrages bei der LEADER-verantwortlichen Landesstelle (LVL) gilt als Stichtag.

Die bewilligende Stelle klärt die förderrechtlichen Kriterien (z. B.: Wettbewerbsrelevanz, Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien) und kann noch Auflagen oder Nachforderungen erteilen. Im positiven Fall wird das Projekt ohne weitere Auflagen genehmigt. Diese Genehmigung wird schriftlich erteilt.

Projektumsetzung

Wurde die schriftliche Genehmigung seitens der bewilligenden Stelle erteilt, kann mit der Umsetzung des Projektes begonnen werden.

Die max. Projektlaufzeit für ein LEADER-Projekt beträgt drei Jahre.

Bei der Projektumsetzung ist auf die genaue Einhaltung des eingereichten Konzeptes zu achten. Ein Projekt kann in seinem Umfang nicht vergrößert und auch nur in einem sehr geringen Ausmaß verkleinert werden.

Etwaige Abänderungen müssen VOR der Fertigstellung des Projektes der bewilligenden Stelle mitgeteilt und genehmigt werden.

Publizitätspflicht

Für LEADER-Projekte gilt die Einhaltung der Publizitätspflicht. Bei gestalteten Druckwerken wie Broschüren, Plakaten, Zeitschrift en, Massenaussendungen und PR-Maßnahmen (Presseinformation, Werbeschaltungen etc.) ebenso wie auf Homepages, Informations- bzw. Hinweistafeln und bei baulichen Maßnahmen sind die vorgesehenen Logos anzuführen.

Die entsprechende Logoleiste bzw. Details zu den Publizitätsvorschriften werden  vom LAG-Management gerne zur Verfügung gestellt bzw. sind auf der REGIS Homepage als Download verfügbar.

Projektabrechnung

Alle Projektkosten müssen vorfinanziert werden und können erst nach der vollständigen Umsetzung des Projektes abgerechnet werden. Um die Auszahlung bewilligter Fördermittel auszulösen, sind einige Vorgaben einzuhalten (siehe Abrechnungsunterlagen).

Die Kosten in der Projektabrechnung sind mit den beantragten und genehmigten Projektkosten aus dem Genehmigungsschreiben zu vergleichen.

Projektmaßnahmen und Aktivitäten sind grundsätzlich entsprechend dem eingereichten und genehmigten Projektantrag durchzuführen.

Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen

Informationen über zu beachtende Vorgaben bei der Abrechnung (z.B. Stichtage oder förderfähige Kosten)finden ProjekttägerInnen im Projektgenehmigungsschreiben (= Fördervertrag) der LEADER-verantwortlichen Landesstelle (LVL).

Förderfähige Kosten

Förderfähig sind jene angefallenen Kosten, welche dem Projekt eindeutig zuzuordnen und im genehmigten Projektzeitraum angefallen sind. Der Anrechnungsstichtag  (= einlangen des Förderantrages bei der LVL)  ist im Genehmigungsschreiben der LEADER-verantwortlichen Landesstelle (LVL)  nachzulesen.

Folgende Kosten sind keinesfalls über LEADER förderbar

  • Steuern und öffentliche Abgaben und Gebühren  (ausgenommen indirekte Abgaben zb: Ortstaxen, Schotterabgabe, Naturschutzabgabe, Vergebührung von Mitverträgen, Werbeabgabe etc.)
  • Gebühren, die für Verwaltungstätigkeiten von Behörden eingehoben werden. Zb:
    Notriatsgebühren, Anschlussgebühren f. Wasser oder  Elektrik, Entsorgungskosten, Stempelgebühren (ausgenommen sind zB. Gebühren an ASFINAG für das Aufhängen eines Transparentes auf einer Brücke, Gebühr an Gemeinde für Benützung der Plakatwände)
  • Verfahrenskosten
  • Finanzierungs-und Versicherungskosten
  • Steuerberatungs-Anwalts-und Notariatskosten (ausgenommen Vertragserrichtungskosten und wenn im unmittelbaren Zusammenhang mit der Gründung eine Unternehmens)
  • Leasingfinanzierte Investitionsgüter (ausgenommen Leasingraten im Abrechnungszeitraum – Eigentum geht auf Leasingnehmer über)
  • Nicht bezahlte Rechnungs-Teilbeträge zB. Schadenersatzforderungen, Garantieleistungen
  • Repräsentationskosten, Kosten für Verpflegung und Bewirtung
  • Kosten außerhalb der Förderperiode
  • Kosten vor Anerkennungsstichtag (Projekteingangsstichtag)
  • Kosten, die nicht dem Vorhaben zuordenbar sind (zb: laufende Betriebskosten) zb: Kosten für allgemeine Geschäftstätigkeit eines FW, Personalverrechnungs-und Buchhaltungskosten wenn nicht zuordenbar, Abwicklungskosten (für Antragseinreichung bzw. Abrechnung) Mitgliedsbeiträge (außer Mitgliedschaft ist für Umsetzung erforderlich)
  • Kosten aus Kleinbetragsberechnungen und Eigenleistungsabrechnung unter 50 Euro netto
  • Kosten, die bereits durch Versicherungsleistungen abgedeckt sind
  • Nur vorübergehend entstandene Kosten (Durchlaufposten) zB: FW mietet Messestand und vermietet einen Teil der Fläche an andere Institutionen
  • Zuführungen zu Abfertigungsrückstellungen, Abfertigungen, Rückdeckungsversicherungsprämien für Abfertigungen, sonstige personalbezogene Rückstellungen (nicht konsumierter Urlaub), sonstiger freiwilliger Sozialaufwand
  • Die Mehrwertsteuer ist grundsätzlich nicht förderbar, es sei denn, dass der Förderwerber sie nicht rückerstattet bekommt.

Abrechnungsunterlagen – Formale Erfordernisse der Abrechnung

Folgende Unterlagen werden benötigt

Einreichung der Abrechnung nur über LAG

  • Prüfung durch LAG:
    • Mindesterfordernisse
    • sanktionsrelevante Abweichungen von den Abrechnungsvorgaben
  • Vorlage der Abrechnung in schriftlicher sowie elektronischer Form
  • Herausnahme aller nicht förderbaren Kosten um Sanktionierungen zu vermeiden
  • Tabellarische Aufstellung der förderfähigen Kosten (standardisiertes Excel-Formular), in welcher alle Belege folgend aufgeschlüsselt eingetragen sind: Zahlungsdatum, Rechnungsdatum, RechnungslegerIn, Ware bzw. Dienstleistung, Brutto- und Nettobetrag, Höhe der MwSt.

Rechnungen

  • Rechnungen im Original.  Originalrechnungen inkl. erforderlicher Rechnungsmerkmale. Alle Rechnungen müssen auf den/die FörderwerberIn inkl. Adresse ausgestellt sein.
  • Rechnungen inkl. Zahlungsbestätigungen: Umsatzlisten oder Kontoauszüge (Kopie genügt)
  • keine Kleinbetragsrechnungen und Eigenleistungsabrechnungen unter 50 Euro
  • Überblick schaffen bei Rechnungen und Zahlungsbestätigungen
  • Rechnungen anhand der Umsatzliste chronologisch sortieren (Nummerierungen, Markierungen)
  • keine Rechnungen vor dem Kostenanerkennungsstichtag (sanktionsrelevant und ev. Förderung für das gesamte Projekt in Frage gestellt)
  • vereinfachte Formerfordernisse von Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto gem. UStG
  • elektronische Rechnungen dzt. nur im Ausnahmefall mit Aktenvermerk der LVL (keine Kopie, kein Pdf)
  • Vergleichsangebote:
    Auftragswert bis inkl. € 10.000 = 2 Angebote (Plausibilisierungsunterlagen)
    Auftragswert über € 10.000 = 3 Angebote (Plausibilisierungsunterlagen)
  • Genaue Stundenaufzeichnungen bei Personalaufwendungen samt Originalunterschriften der entsprechenden Personen bei unbaren Eigenleistungen (12 € / Stunde).

Publikationen und Öffentlichkeitsarbeit

  • Belegmaterial – Muster vorlegen (Presseartikel, Folder- und Broschürenexemplare, Fotos von baulichen Maßnahmen und Veranstaltungen etc. mit dokumentierten Publizitätsmaßnahmen).(Publizitätshinweis – Information durch die LAG oder unter: http://www.land-oberoesterreich.gv.at/78588.htm )
  • Endbericht zur Darstellung der Projektumsetzung sowie der Projektergebnisse inkl. Fotodokumentation. Bei Teilabrechnungen ein entsprechender Zwischenbericht.
  • Zahlungsantrag mit Originalunterschrift der zeichnungsberechtigten Person(en).
  • Der Zahlungsantrag auf Aufzahlungsantrag auf Auszahlung der LEADER-Förderungen durch die AMA wird vom REGIS Büro versendet
  • Verköstigungen z.B. bei Veranstaltungen sind nicht förderbar, Miete von z.B. Seminarräumen jedoch schon

Übermittlung der vollständigen Abrechnungsunterlagen

Die vollständigen Unterlagen werden dem LEADER-Büro vorgelegt, von diesem geprüft und an die LEADER-verantwortliche Stelle (LVL) weitergeleitet. Die Originalrechnungen und Kontoauszüge werden von der LVL mit einem Fördervermerk versehen und dem Projektträger retourniert.

Auszahlung der Fördermittel

Die LVL leitet einen Auszahlungsauftrag an die AMA weiter, die die genehmigte Summe  auf das Projektkonto des  Förderwerbers auszahlt.

Bei Bedarf wird die Projektabrechnung vom LAG-Management unterstützt bzw. fertige Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit geprüft!